Repositories en zelfarchivering

Repositories zijn digitale archieven die zijn ontworpen om onderzoeksoutput te verzamelen, te organiseren en te bewaren, zodat deze kan worden verspreid en hergebruikt in overeenstemming met interoperabiliteitsnormen. Ze kunnen verschillende soorten materialen bevatten, zoals peer-reviewed publicaties, preprints, datasets, grijze literatuur, en meer. Het archiveren van onderzoeksoutput in repositories wordt al in het Budapest Open Access Initiative (2002) aangemerkt als één van de belangrijkste routes naar open access. 

Er zijn verschillende soorten repositories, waaronder disciplinaire repositories (die zich beperken tot een specifiek vakgebied) en institutionele repositories (waarin alle output van een bepaalde instelling wordt bewaard). Andere typen repositories zijn algemene of gecentraliseerde repositories, zoals Zenodo. Repositories kunnen ook worden geaggregeerd, zoals de Netherlands Research Portal, dat de inhoud van alle Nederlandse universitaire en hbo-repositories verzamelt en tegelijk doorzoekbaar maakt. Nationale en regionale netwerken van repositories breiden zich eveneens steeds verder uit, zoals OpenAIRE en CORE in Europa en LA Referencia in Latijns-Amerika. 

Het publiceren van wetenschappelijke informatie in repositories wordt wel de groene route naar open access genoemd. Een andere term hiervoor is zelfarchiving. Alle Nederlandse universiteiten, de meeste hbo-instellingen en een groot aantal onderzoeksinstituten hebben een institutioneel repository. Een goede repository voldoet aan een aantal kwaliteitseisen rond bijvoorbeeld metadata, beveiliging en interoperabiliteit. OpenDOAR (Directory of Open Access Repositories) is een wereldwijd kwaliteitsregister voor repositories die gebruikt kan worden voor het vinden van een relevante trusted repository voor het archiveren van wetenschappelijk werk. 

Netherlands Research Portal, het nationale wetenschapsportaal 

In de nationale aggregator Netherlands Research Portal op OpenAIRE CONNECT kun je alle Nederlandse repositories in één keer met één zoekactie raadplegen. Ook de onderzoekspublicaties van HBO Kennisbank zijn via dit portaal vindbaar.  

Je publicatie aanleveren voor de repository 

De meeste Nederlandse instellingen nemen publicaties van geaffilieerde onderzoekers inmiddels automatisch op in de repository, in ieder geval als je deze publicatie hebt geregistreerd in het registratiesysteem van je instelling. Voor meer informatie kun je contact opnemen met je universiteitsbibliotheek. Voor publicaties in de repositories van de hbo-instellingen kun je meer informatie vinden op de website van HBO Kennisbank. 

Universiteiten, onderzoeksinstellingen en subsidieverstrekkers stimuleren hun onderzoekers steeds vaker om hun werk al vanaf het preprint-stadium openbaar toegankelijk te maken via repositories. Wees je hierbij wel bewust van het door de uitgever gehanteerde zelfarchiveringsbeleid. 

Veel uitgevers staan zelfarchivering wel toe, maar onder bepaalde beperkingen: ze hanteren bijvoorbeeld een embargoperiode of staan alleen het delen van niet-definitieve versies van het artikel toe. Er zijn echter ook uitgevers die zelfarchivering volledig verbieden, en in dergelijke gevallen moeten auteurs mogelijk onderhandelen over toestemming of individuele afspraken maken. 

De JISC Open Policy Finder is een online tool waarmee je concrete informatie kunt vinden over het zelfarchiveringsbeleid dat van toepassing is op jouw tijdschriftpublicatie.

In de Nederlandse auteurswet zijn open access-rechten vastgelegd die altijd voorrang hebben op de zelfarchiveringsvoorwaarden van uitgevers. Hierdoor kunnen aan Nederlandse universiteiten verbonden auteurs hun werk altijd na zes maanden via een repository beschikbaar maken, de zogenaamde Taverne-regeling. Ga voor meer informatie over Taverne naar onze webpagina. 

De Rights Retention Strategy (RRS) werd oorspronkelijk ontwikkeld door cOAlition S om onderzoekers te ondersteunen bij het naleven van het beleid van hun subsidieverstrekker, door hen de mogelijkheid te bieden om te publiceren in een tijdschrift naar keuze en tegelijkertijd het auteursrecht te behouden op alle niet-definitieve versies van hun werk. Hierdoor zijn auteurs in staat de goedgekeurde auteursversie van hun manuscript ('Author Accepted Manuscript' of AAM, ook wel post-print genoemd) onmiddellijk zonder embargo en onder een open licentie in een repository te deponeren.

Wil je gebruikmaken van deze strategie, dan moet je dit meteen bij het indienen van je artikel aangeven door middel van een 'Rights Retention Statement'. Het wordt sterk aanbevolen dat auteurs die gefinancierd worden door een cOAlition S-financier, zoals NWO of de Europese Commissie, altijd een RRS-statement opnemen bij hun inzending, zelfs als je gebruik wilt maken van een uitgeversdeal. Mocht de deal niet worden verlengd of is het maximale aantal artikelen voor dat jaar bereikt, dan kun je dankzij RRS nog steeds voldoen aan de open access-eisen van je subsidieverstrekker, zelfs al staat de gepubliceerde versie achter een betaalmuur.

Er zijn standaardversies beschikbaar van zo'n RRS-statement. Deze benadrukken dat je gebonden bent aan een eerder contract met je onderzoeksfinancier, waardoor je verplicht bent tot het open access beschikbaar stellen van je AAM. Nederlandse onderzoekers die subsidie krijgen van NWO of ERC kunnen in deze FAQ meer informatie vinden over de procedure, evenals een bruikbaar standaardstatement. Neem het statement op in je manuscript, de indieningsbrief of de acknowledgments. cOAlition S heeft ook sjablonen voor pre-indiening en begeleidende brieven ontwikkeld die onderzoekers kunnen gebruiken. Daarnaast is er een Journal Checker Tool ontwikkeld om onderzoekers te helpen uitzoeken welke publicatieopties voldoen aan het open access-beleid van hun financier, waarbij een route wordt aanbevolen op basis van het gekozen tijdschrift en de vereisten van de financier.